beviser i filarkiv SIS

Beviser i filarkiv SIS

Nogle akademier har valgt at benytte filarkiv i SIS, andre har andre løsninger. På sigt har vi planer om at lave en trimmeoplysning, som siger om man benytter filarkiv eller ej.

S105 Filarkiv (Person – Filarkiv)
Ved bestilling af beviser/dokumentationer/karaktermeddelelser, er der i alle bestillingsvinduer en ny parameter, der skal svares på: Gem i filarkiv.

Parameteren ”Gem i filarkiv” står øverst og den skal udfyldes med enten ’J’ eller ’N’ ved hver bestilling. Svares der ’N’, ændrer jobbet ikke i eksisterende filer filarkivet. Man kan altså ikke slette noget allerede gemt ved at bestille igen med ’N’ til filarkiv.

Indsættelse i filarkiv.
Der indsættes i filarkiv (SIS S105), når følgende betingelser er opfyldt:

• Der er sat et ’J’ i feltet ’Gem i filarkiv’.

• Elevens resultat er bestået. (Der skal være dannet en udskrift/PDF-fil)

• Beviset må ikke være mærket med ”Foreløbigt bevis”

Opdatering af filarkiv.
Der opdateres i filarkiv (SIS S105), når følgende betingelser er opfyldt:

• Der er sat et ‘J’ i feltet ‘Gem i filarkiv’
• Elevens resultat er bestået. (Der skal være dannet en udskrift/PDF-fil)

Sletning i filarkiv
Der slettes i filarkiv, når følgende betingelser er opfyldt.

• Hvis der af hensyn til genudskrivning slettes i enten ‘U558 Eksamensresultater’ eller ‘U559 Eksamensresultater til Eksamensdatabasen’, slettes bevis + evt. engelsk indstik i filarkivet.
• Hvis der fejlagtigt er udskrevet et bevis til en elev, er der følgende muligheder for at fjerne beviset fra filarkivet. Fremsøg eleven i SIS S105 Filarkiv og slet rækken med det fejlagtige bevis – eller genbestil bevisjobbet på en måde, så eleven dumper (der skal afgrænses på elevens cpr.nr.).

Et bevis, der ligger i filarkiv, kan kun slettes via en bevisbestilling, hvis der bestilles på cpr.nr. Man kan altså ikke uforvarende komme til at slette et gemt bevis, hvis man genbestiller på en gruppe.

Det betyder, at hvis man i første omgang har afgrænset på cpr.nr. eller evt. på en gruppe, og kun en del af eleverne har fået bevis, og man efterfølgende retter skabelonen, så resten af eleverne også kan få bevis, så vil de elever, der allerede har fået bevis stadig være i filarkivet. De bliver ikke slettet fra filarkivet, selv om de i anden omgang er ’dumpet’.

Oversigt over, hvad bevismodulet gemmer i filarkiv (person_filer):