Skemalægning i FLEX med indflydelse på Arbejdstidsapplikation
1. Indstilling af tid for en arbejdsdag
2. Skemalægning uden optælling af tid og uden visning i Arbejdstidsapp.
3. Ferie
4. Feriefridag
5. Omsorgsdag
6. Afspadsering
7. Skemalægning af sygdom
8. Opsummering
Når skema fra FLEX/Easy-a hentes over i Arbejdstidsapplikationen, er det skemabegivenhedens rolle, som er bestemmende for om tiden fra begivenheden tælles med og om begivenheden vises.
Hvis egenskaben “vis på lærerskema” er sat til Ja på skemarollen, så vises begivenheden i Arbejdstidsapplikatonen.
Det er to hovedmodeller for hvordan skemabegivenheder skal håndteres med hensyn til at tælle tid i Arbejdstidsapplikationen.
Ved model 1, som er standardmodellen, tæller alle skemabegivenheder med, hvis egenskaben “generer timeposter” er sat til Ja på skemarollen.
Ved model 2, er det medarbejderens egne registreringer der er det overordnede grundlag for tidsoptællingen. Kun specielle skemabegivenheder omkring sygdom, ferie, feriefridage, barns 1. sygedag, barns 2. sygedag, barsel m.m. vil give yderligere tid til medarbejderens timeregnskab. For at få disse skemabegivenheder til at tælle med, skal skemarollen være defineret som beskrevet herunder for de enkelte kategorier.
1. Indstilling af tid for en arbejdsdag
For at få statistik til at tælle rigtigt i Arbejdstids-applikationen, er det nødvendigt at sætte start- og sluttid rigtigt for en arbejdsdag på 7,4 time. Start- og sluttid kan fx sættes til 08.00 – 15.24. Det giver 7,4 time. Det gøres i FLEX under System – Installationsoplysninger – Dage/Lektioner/tider som vist i nedenstående billede.
2. Skemalægning uden optælling af tid og uden visning i Arbejdstidsapp
Det kan mange gange være en nødvendighed at skemalægge/booke en medarbejder på en sådan måde at skemabegivenheden ikke tælles med som arbejdstid eller vises i app’en.
Til dette formål har vi indført en ny skemarolle – ARBT.
Når skemarollen ARBT tilknyttes en skemabegivenhed, hvad enten det er en *-aktivitet eller uden aktivitet eller en helt ordinær aktivitet (hold), betyder det at tiden, som begivenheden dækker, ikke vises og dermed ikke tælles med i tælleværkerne ’Undervisning’ eller ’Øvrig aktivitet’.
Skemarollen rettes på medarbejderen med +O under oprettelsen af ’Ny skemabegivenhed’ eller ved rettelse af skemabegivenhed.
For at bruge den nye rolle, skal den oprettes i EASY-A under menuen Aktiviteter – Kartotek – Skemaroller, så den ligner nedenstående billede. Det er vigtigt at rollenavn skrives med store bogstaver.
3. Ferie
Ferie skemalægges igennem FLEX, så det også efterfølgende registreres i ’Fravær for ansatte’ samt i ’Timeposter’ i EASY. Denne funktion anvendes kun, når det er aftalt mellem administrationen og skemalæggerne.
For at kunne anvende denne funktion skal der i EASY være oprettet flg.:
A) I billedet ’Fraværstyper’ oprettes en fraværstype ’F’ uden lokal aktivitetstype. SLS kode for ferie indtastes i nedenstående eksempel ved type ’F’.
B) Skemarolle for ’Ferie’ oprettes som nedenstående billede, uden indtastning af lokal aktivitetstype men med indtastning af den under 1A. oprettede fraværstype ’F’.
Rollen skal navngives med stort bogstav ’F’.
Når ovennævnte er oprettet og skemalæggeren har haft en ’Eksport’ til EASY og fået den nye skemarolle, skal den nye rolle sættes under ’System’/’Roller’ i dette billede under ’Ferie rolle’:
I FLEX skemalægges en eller flere medarbejdere nu med <ctrl>+ f for dagskema på den øvrige aktivitet som vedrører ferie – (i eksemplet – ’12HXFE’).
Herefter ser skemaet ud som flg. med registreret 7,4 timer for en dag.
Efter eksport fra FLEX til EASY køres B069 for at genere timeposter. Dette udløser timeposter for Ferie samt lægger timerne i B031 – ’Fravær for ansatte’
Timeposter for Ferie.
4. Feriefridag
Feriefridag skemalægges igennem FLEX, så det også efterfølgende registreres i ’Fravær for ansatte’ samt i ’Timeposter’ i EASY. Denne funktion anvendes kun, når det er aftalt mellem administrationen og skemalæggerne.
For at kunne anvende denne funktion skal der i EASY være oprettet flg.:
A) I billedet ’Fraværstyper’ oprettes en fraværstype ’SF’ uden lokal aktivitetstype. SLS kode for ferie indtastes i nedenstående eksempel ved type ’SF’.
B) Skemarolle for ’Særlig Feriefridag’ oprettes som nedenstående billede, uden indtastning af lokal aktivitetstype men med indtastning af fraværstype ’SF’ oprettet under punkt 2A.
Rollen skal navngives ’SF’med store bogstaver.
Når ovennævnte er oprettet og skemalæggeren har haft en ’Eksport’ til EASY og fået den nye skemarolle, skal den nye rolle sættes under ’System’/’Roller’ i dette billede under ’Særlige feriedage’:
I FLEX skemalægges en eller flere medarbejdere nu med <ctrl> + <shift> + F for dagskema på den øvrige aktivitet som vedrører særlig feriedag – (i eksemplet – ’13PUSÆRFE’).
5. Omsorgsdag
Omsorgsdage registreres i FLEX med genvejstasten <ctrl> + m (med 7.4 timer pr. dag)
Ved at anvende knappen ’ret dag’ er det muligt at tilrette antal lektioner og timer.
For at timer skal tælle i Arbejdstids-applikationen, skal skemarollen have aktivitetstype ‘O’ eller være tilknyttet en fraværstype med SLS-koden 600 eller 610.
6. Afspadsering
Afspadsering, hvor der er hensat timer, skemalægges igennem FLEX, så det også efterfølgende registreres i afspadseringsregnskabet samt i ’Timeposter’ i EASY.
I FLEX anvendes <ctrl> + p til registrering af AFSPADSERING (med 7.4 timer pr. dag)
Ved at anvende knappen ’ret dag’ er det muligt at tilrette antal lektioner og timer.
For at timer skal tælle i Arbejdstids-applikationen, skal skemarollen have aktivitetstype ‘AF’ eller være tilknyttet en fraværstype med SLS-koden 710.
7. Skemalægning af sygdom
I FLEX kan der registreres sygdom på forskellige måder:
- <ctrl> + y – Ændring af skemabegivenheden fra ‘Undervisning’ til ‘SYG’ samtidig gives mulighed for at påsætte VIKAR
- <ctrl> + <shift> + Y – Ændring af skemabegivenheden fra ‘Undervisning’ til ‘SYG’. Samtidig gives mulighed for at påsætte VIKAR samt ændre fag.
- <shift> + Y – Skemalægning af sygdom på en hel dag som dagskema på den øvrige aktivitet, som vedrører sygdom. Aktiviteten vælges under ’Øvrige aktiviteter’. Rollen skal være oprettet med stort S for at denne funktion virker.
For at timer skal tælle i Arbejdstids-applikationen, skal skemarollen have aktivitetstype ’11sy’, ’13sy’, ’19sy’ eller være tilknyttet en fraværstype med SLS-koden 100 eller 130 (m. refusion).
8. Opsummering
- Ferie: <ctrl> + f
- Feriefridag: <ctrl> + <shift> + F
- Omsorgsdag: <ctrl> + m
- Afspadsering: <ctrl> + p
- Sygdom: <shift> + Y