Vejledning til Arbejdstid

 

Hvad kan Arbejdstid, og hvordan?
Login
Logget ind
Arbejdstid ved første blik.
Tidsregistrering med Start og Stop
Ændringer af registreringer
Tidsregistrering med Indsæt knappen
Kategorier
Mit eget overblik
Færdig og logget ud
Support
Administrator muligheder – se separat vejledning

 

Hvad kan Arbejdstid, og hvordan?

Arbejdstid er en web-applikation, hvormed lærere og andet personale kan registrere deres tid på skolen.

At det er en web-applikation betyder, at programmet ligger på en hjemmeside, som man tilgår fra sin PC, tablet eller mobiltelefon og er designet til at ligne en almindelig applikation.

App’en er udviklet af UDDATA, som også står for den support, som ikke kan besvares af lokale ”eksperter”. UDDATA står for at ophøje de af skolens brugere, der skal det, til administratorer af tidsregistreringerne.

De almindelige brugere kan bruge App’en som et stempelur og stemple ind og ud først og sidst på dagen. De kan også efterregistrere tid og rette i registreringer.

Administratorerne kan udlæse de indtastede data til behandling. De kan også bestemme, hvilke hovedkategorier, der er tilgængelige for medarbejderne. Medarbejderne kan selv danne underkategorier og kommentarer, og på basis af dem kan en administrator masseredigere kategoritildelingerne.

Den tredje spiller er App’en selv. Den henter selv skemaet fra EASY/Flex og lægger det ind over lærernes egne registreringer. Så selv om man ikke benytter sig af registrering af tid, kan app’en benyttes til at se sit skema.

Bemærk at Arbejdstid altid gemmer tidsregistreringer udfra databaseserverens tid. D.v.s. at der kan være uoverensstemmelser mellem den tid man ser på sit ur i forhold til den tid der registreres i programmet. Det betyder også at programmet ikke fungerer hensigtsmæssigt, hvis man registrerer tid fra en anden tidszone end dansk. Fx hvis man er på studietur.

 

Login

 

Login proceduren er den samme for alle vore produkter, gå til denne side hvis du ikke ved, hvordan du logger ind på uddataplus.dk.

 

Logget ind

Menuer ved første blik

Der er nu dukket en menu op i venstre side. Øverst til højre, kan jeg se skolen (”Test BWEASY”) og min profil (Jes). Vi starter med at se på de kulørte knapper øverst til venstre.

Mobilversionen versus desktop versiontid:

For at lette overskueligheden, er kun de mest vitale funktioner tilgængelige i mobil versionen. Har man alligevel brug for at benytte en avanceret version, kommer man til desktop versionen med dette ikon:

Desktop versionen kan vise statistikker og redigere kategorier, men hvis man vil registrere sin tid, bruger man i skrivende stund samme design som mobilversionen fra sin PC også. Så vi vender tilbage til den grønne knap.

At man fra PC kan vælge at se mobilversionen betyder, at man fx kan demonstrere noget for sine kolleger på storskærm.

Resten af ikon-menuen

Det blå E sender mig til Elevplan, hvis min bruger ellers har rettigheder til det. Den gule knap giver mig informationer om UDDATAplus, og den røde logger mig af.

Sprog
Nederst til venstre kan jeg skifte mellem dansk og engelsk.
At lave genvej på skrivebord/mobil
Det er nu et godt tidspunkt at tænke på, næste gang du skal på UDDATAplus. Fra computer kan du trække adresselinjen ud på skrivebordet og lave en skrivebordsgenvej. Du kan også lave det til et bogmærke i din browser eller føje det til din værktøjslinje.

Din telefon eller tablet kan også lave bogmærker eller genveje – det er afhængigt af, hvilken slags du har, men de kan alle sammen lave sådan en genvej. Se et par eksempler her.

 

Arbejdstid ved første blik.

Når du er logget ind med mobilversionen, møder du dette simple billede.

Her kan jeg komme tilbage til desktop design, og vælge blandt flere moduler. Jeg vælger Arbejdstid:

Teksten nederst fortæller mig, at jeg er i Arbejdstid-app’en nu.

Øverst ser jeg datoen, og i midten ser jeg en kasse, med en lektion, jeg har i dag.

Hvis jeg vil skifte til desktop version eller skifte til et andet af UDDATAplus’ moduler, trykker jeg nederst til venstre på  og vil få det grønne billede fra før.

Hvis jeg trykker på , får jeg mine tilgængelige menu punkter.

Registrering sender mig tilbage til billedet fra før, statistik kan give mig overblik over det, der allerede er registreret.

 

 

Tidsregistrering med Start og Stop

Den nemmeste måde at registrere sin tid på, er at trykke på knappen ”start” når man møder ind, og ”stop”, når man går:

Tryk på startknappen sender dig videre til et billede, hvor du vælger kategorien:

Man kan vælge blandt de præ-definerede kategorier i rullemenuen. Favoritterne øverst er dem, jeg selv har brugt mest på det seneste.

Jeg vælger Arbejdstid og kommer tilbage til det første billede:

Min tidsregistrering er startet kl.14.54 og er stadig i gang. Bemærk at knapperne nederst har skiftet udseende. Hvis jeg går over til at lave en anden type arbejde, kan jeg bruge skift-knappen og vælge kategorien for næste registrering. Bemærk også de to sorte trekanter i siderne. De fortæller mig, at jeg tidsmæssigt befinder mig i kasse nummer to med Arbejdstid. Info.tek lektionen i formiddags er overstået. Den røde farve i venstre side af min Arbejdstid markerer, at det er en tidsregistrering, jeg selv har lagt ind, mens den ovenover er kommet fra Flex/EASY. Der kommer meget mere om side-farverne i et kommende kapitel – de kan nemlig rumme en hel del information.

Stop knappen afslutter naturligvis registreringen. Hvis jeg gør den efter mindre end et minut, slettes registreringen. Så regner app’en med at jeg har lavet en slåfejl og vil fjerne den.

Hvis jeg trykker på stop-knappen, får jeg:

Hvis jeg glemmer at trykke stop

Hvis jeg glemmer at tjekke ud efter en arbejdsdag, vil jeg blive gjort opmærksom på det, næste gang jeg åbner for Arbejdstid:

Det er i dag torsdag den 18/9, og jeg kan se, at den uafsluttede registrering var i går, den 17/9. Hvis jeg har for travlt lige nu og bare vil starte dagens registrering i dag, trykker jeg på den røde knap og udskyder behandlingen af registreringen til senere. Jeg skal nok blive gjort opmærksom på det igen. Jeg kan også trykke på den gule for at se den registrering, der mangler sluttid:

De fire røde X’er fortæller, hvor den er gal. Jeg trykker på registreringen og vil så komme til et billede, hvor jeg kan ændre registreringen.

Men hvad nu, hvis jeg virkelig har arbejdet hen over midnat? Arbejdstid applikationen tillader ikke, at registreringer krydser midnat. Man skal så lave to registreringer; en, der slutter kl. 24:00 og en anden, der starter 00:00 dagen efter.

 

Ændringer af registreringer

Ændre tider
Jeg trykker som sagt på den onsdagsregistrering, jeg havde glemt at stoppe, og får:

Jeg kan nu ændre min sluttid ved at dreje på de to hjul til højre. Hvis min PC har en mus med scroll-knap, kan jeg bruge den, eller jeg kan klikke lige over og under tallene. På min telefon kan jeg swipe for at få hjulene til at snurre.

Jeg sætter sluttiden til 15:15 (jeg kan huske at jeg altid går kl. 15:15 om onsdagen, fordi der er en bus, jeg skal nå).

Jeg kom faktisk for sent i gang med at registrere tid i går, så jeg kan også sætte starttiden tilbage. Min bus var forsinket i går, så jeg mødte først 08:15, og ikke 08:00, som jeg plejer. Nu tænker jeg, at jeg måske om en måned vil undre mig over, hvorfor jeg mødte klokken 08:15 den dag, når jeg altid møder klokken 08:00. Så jeg vil gerne sætte en kommentar til mig selv.

 

Indsæt en kommentar
I kommentar-feltet indsætter jeg teksten “Min morgen-bus var forsinket”:

Kommentar-feltet er beregnet til supplerende information til mig selv. Det, som skolen er interesseret i at vide om mit tidsforbrug, er beskrevet i kategorien, som jeg valgte allerede da jeg startede min tidsregistrering. Dem, der administrerer Arbejdstid applikationen på din skole, har taget nogle beslutninger om, hvilke kategorier der findes, og hvornår du skal bruge dem. Men du kan også lave dine egne kategorier, som du kan læse i et senere kapitel.

Ændre kategori
Jeg kan også ændre kategorien øverst i dette vindue.
Slette registreringen
Den midterste knap sletter registreringen.

Husk at gemme

Ingen ændringer registreres, før du trykker på Gem-knappen til højre. Når du trykker på den, ledes du tilbage til billedet med dagens tidsregistreringer.
Flere ændringsmuligheder og -begrænsninger.
Jeg har i dag startet og stoppet en registrering om morgenen, og starter nu en ny registrering med kategorien “Møder”:

Men nu startede mødet faktisk, hvor “Arbejdstid” registreringen sluttede, klokken 11. Jeg kan godt klikke på en kørende registrering.

Jeg skruer tilbage på starttiden til 11:00. Bemærk de røde tal, der forhindrer mig i at sætte starttiden tilbage til før 11:00. Jeg må ikke overskrive en anden registrering!

Men i forrige eksempel fik jeg fire hjul at dreje på – to til starttidens time og minutter, og to til sluttiden? Det er fordi jeg ikke har sat nogen sluttid på endnu – jeg har jo kun trykket start, og den stopper ikke, før jeg trykker “Stop”. Men nu sidder jeg i et møde, som jeg kender sluttidspunktet for, så jeg kan lige så godt sætte det på:

Bemærk fluebenet ved “Uden sluttid”. Hvis jeg fjerner det, får jeg to drejehjul til at sætte sluttid på. Jeg sætter det til 15:15 (for der går min bus jo):

Nu behøver jeg ikke trykke på nogen stop-knap, når mødet slutter kl. 15:15, og kan koncentrere mig om at løbe efter bussen.

Billedet ovenfor fortæller mig en række ting: Den orange stoptid på første registrering har den farve for at markere, at der ikke er noget tidsmæssigt “hul” mellem denne registrering og den næste. Den orange sluttid på den nederste registrering er fordi jeg er i gang med mødet (det siger de sorte trekanter i siden mig også) og at det som dagens sidste registrering er muligt for mig at fjerne sluttiden igen, så den igen venter på, at jeg trykker “Stop”.

 

Skift-knappen

Tidsregistrering skal tage mindst muligt af min tid. Jeg kunne have lavet dagens to registreringer på en hurtigere måde:

I det øjeblik, jeg trykkede “Start” i morges, skiftede den grønne knap tekst til “Skift”. Jeg kan bruge den til at begynde ny registrering og stoppe den gamle:

Et tryk på “Skift” sender mig til billedet, hvor jeg vælger den næste kategori. Hvis jeg gør dette klokken præcis 11:00, får jeg derfor med blot to tryk med fingeren dette:

Konsekvent brug af “Start”, “Stop” og “Skift” knapperne er den hurtigste – og nemmeste – måde at registrere sin tid på. Mange er dog ikke logget på deres PC i det øjeblik de starter, slutter eller skifter arbejdsområde. Andre vil foretrække at registrere deres tid efter fyraften. Her kommer den blå “Indsæt” knap i spil. Den behandler vi i det følgende.

 

Tidsregistrering med Indsæt knappen

Datovælgeren
Bemærk datovælgeren i toppen. Tryk på de hvide pile bringer mig en dag frem og tilbage i tid. Man kan også trykke på selve datoen, og bladre i en kalender:

Denne datovælger gør det hurtigere at vælge en dato længere tilbage i tiden. Jeg kan også hurtigt komme frem igen ved at vælge ”I Dag”.

Hvis jeg går frem i tiden kan jeg se se mit kommende skema. Om jeg kan registrere fremtidige begivenheder styres af administratoren (der sætter to værdier – hvor mange dage frem og hvor mange dage tilbage jeg kan registrere). Hvis jeg ikke kan registrere på en dato, vil der i stedet for knapperne være teksten “Låst for redigering”.

Hvis man går tilbage i tiden, forsvinder kun start/stop knapperne, og man kan kun bruge ”Indsæt” knappen.

Jeg vælger 29/8 og får:

Nu har vi igen nogle blå skemabegivenheder, hvor jeg kan se fag, hold, lokale og tider, der er kommet fra skemalægningen. Og så har vi mine egne registreringer med rød kant. Der er et hul mellem den første og anden. Jeg indsætter en ny registrering, og skal i den forbindelse vælge, hvilken “blok” jeg vil indsætte registreringen i. Jeg trykker “Indsæt” og så “Vælg blok” og så kl.10-11-blokken. Det ser således ud:

Når blokken er valgt, kan jeg vælge en starttid, der ligger klokken 10 eller senere, og en sluttid klokken 11 eller tidligere. De røde tal på drejerullerne forhindrer mig igen i at gå ind i andre registreringer.

Hvis jeg havde valgt en blok, hvor der allerede var en registrering, ville jeg bare kunne ændre den registrering, som om jeg havde trykket på den registrering i stedet for Indsæt-knappen.

Husk at trykke Gem, når du har gjort dine valg.

 

Begrænsninger i ændringer og registreringer
Man kan ikke gå uendeligt langt tilbage i tiden. Skolen vælger, hvornår registreringerne bliver låst mod fremtidig redigering. Administratorer kan dog også låse op for redigering igen.

 

 

Kategorier

Kategorierne er skolens redskab til at gruppere arbejdstiden. Skolerne kan individuelt bestemme, hvor mange kategorier der skal være til rådighed, og hvad de skal hedde, og ikke mindst, hvordan de skal bruges.
Skolekategorier
Den enkelte skole bestemmer selv, hvilke hovedkategorier, lærerne kan vælge imellem. Dem kalder vi Skolekategorier. Lærerne kan så selv lave egne underkategorier, men disse skal altid knyttes til en Skolekategori.
Kategorier
Lærerne kan selv lave underkategorier (kaldet Kategorier), og lige så mange, som man har lyst til. Det er ikke meningen, at skolerne skal bruge dette til noget på administrator niveau, dette tjener blot som et redskab til den enkelte lærer. Hvis man for eksempel selv vil holde øje med, hvor meget tid man bruger på forberedelse til hold A i forhold til hold B.

For at lave sin egen Kategori, skal man gå i desktop mode:

Jeg trykker på ikonet:

Og vælger desktop visning,

Og vælger Opsætning.

Jeg kan se, at jeg allerede har lavet min egen Kategori, “Udviklingsarbejde”. Kategorien hører under Skolekategorien “Arbejdstid”, og har i øvrigt en Startdato, der hedder 1.august 2014, og ingen Slutdato.

Jeg kan se, hvilke Skolekategorier, mine Kategorier hører under, men jeg kan ikke redigere Skolekategorierne, kun mine egne Kategorier. Din skoles ArbejdsTid-administratorer er de eneste, der kan pille ved Skolekategorierne.

Datoer og sletning
Man kan vælge en Kategori og slette den. Men hvis der først Kategorien har vært i brug, kan man ikke slette den, før alle tidsregistreringer, der har den Kategori, får sat en anden på.

Hvis jeg synes, min Kategori “Udviklingsarbejde” ikke er smart alligevel skal jeg så ændre de tidsregistreringer, jeg har brugt den til siden 1. august. Men jeg kan også gøre noget andet: Hvis det ikke betyder noget, at de gamle registreringer har Kategorien “Udviklingsarbejde”, kan jeg sætte en slutdato på “Udviklingsarbejde”. Efter denne dato vil Kategorien ikke længere dukke op på min liste over Kategorier, når jeg laver en ny tidsregistrering.

Lad os sætte en slutdato på “Udviklingsarbejde”. Det er i dag den 19/9, så vi sætter Slutdato til den 16/9. Jeg trykker på “Udviklingsarbejde” og sætter Slutdato med datovælgeren:

Hov, det kan jeg ikke:

Der findes altså en registrering med Kategorien “Udviklingsarbejde” efter den 16/9. Samme fejl havde jeg også fået, hvis jeg havde forsøgt mig med “Slet”-knappen. Jeg prøver 17/9 som Slutdato og får:

Kategorien forsvinder nu fra mine valgmuligheder, når jeg laver nye registreringer.

NB! Mine kolleger kan ikke bruge mine Kategorier, så dette er et redskab primært til mig selv. Mine administratorer kan heller ikke se dem i deres overordnede statistik-billeder, men hvis de kører en mere dybdegående analyse, kan de faktisk godt. Så pas på med navngivningen af egne Kategorier.

Jeg er nu interesseret i fremover at følge, hvor meget af min forberedelse, der går med forberedelse til IT-timerne. Jeg vælger, at min nye Kategori skal hedde “IT-forberedelse”, høre ind under Skolekategorien “Forberedelse”, og så er jeg opmærksom på at sætte Startdato tilbage til 1/8, da jeg gerne vil rette Kategori på nogle af mine tidligere tidsregistreringer:

Jeg trykker Opret og vender tilbage til Registrering. Her havde jeg 29/8 en registrering, hvor jeg vil ændre Kategorien og kan nu vælge “IT-forberedelse” fra Kategori-listen:

Bemærk i øvrigt Favoritter øverst på Kategori-listen. Det sker automatisk, at de Kategorier og Skolekategorier, jeg oftest vælger, kommer op og stå som Favorit. Det gør det hurtigere for mig at finde kategorien til de fleste registreringer.

 

 

 

Mit eget overblik

 

Statistik – mobilversion
Et tryk på menupunktet ”Statistik”, nederst til højre under giver mulighed for at se en oversigt over sit eget tidsforbrug:

Hvilket giver mig et Uge-overblik over mine timer:

Her står alle ugens timer, opdelt på: Skema, Specialskema, Skolekategorier og egne Kategorier.

Timerne er her gjort op på timer og minutter, hvilket jeg ser på, at der er et kolon imellem de to tal. Havde der været et komme, havde det været “decimaltimer”, altså hvor en halv time skrives som 0,5 i stedet for 00:30.

Hvis jeg vil se statistik for andre perioder, kan jeg nederst vælge mellem dag, uge, måned og periode. “Periode” starter fra en dato, skolen har defineret, og går frem til og med i går. Herfra er der også defineret den Norm, der er sat pr dag, uge og måned, og jeg får også vist, hvor mange timer jeg er over eller under Normen. Jeg kan ændre dagen, ugen eller måneden oppe i topbjælken ligesom ved tidsregistreringen.

Lad os se på beregningen ved at sammenholde en dags tidsregistrering med den tilsvarende dags statistik:

Jeg har registreringsbilledet til venstre og statstikken til højre. Det ser vist rigtigt ud med 57 minutters arbejdstid og 34 minutters kompetenceudvikling. Jeg er næsten 6 timer i underskud i dag. Jeg må arbejde noget mere eller mangler at indtaste timer.

 

Statistik – desktop version
Jeg kan også se statistikken i desktopversionen. Her er designet lidt anderledes:

Man vælger menupunktet Statistik i venstre side, og i højre side kan man så vælge, hvilken periode, man vil se.

Alle egne tidsregistreringer lægges sammen under Poster (her 219 timer), mens de to skematyper findes i de næste kolonner (14 timer 48 min.). Der beregnes en differens mellem de sammenlagte timer (233) og Norm (266). I eksemplet her, er jeg således 32 timer og 35 minutter i underskud for indeværende Periode.

Hvis man har timer til overs fra forrige Periode (jeg har over 26), lægges de til, og slutteligt er min timestatus i Ultimo kolonnen 5 timer og 59 minutter i underskud.

 

Færdig og logget ud

Hvad sker der hvis jeg ikke logger ud
Sessionen varer som standard i 12 timer på PC. Så længe kan du forblive logget ind, så du skal indtaste dit kodeord hver dag. Din database vil dog være husket, så du skulle gerne komme hurtigere ind end første gang. Mobiltelefoner husker som udgangspunkt sessionen i meget længere tid, så man kommer ind hver dag uden at skulle logge ind.

 

Support

Hvem ringer jeg til
Din lokale Arbejdstid administrator kan i første omgang hjælpe dig med at kunne logge ind, og nogen hjælp til funktionalitet. Administratoren kan også ændre på nogle af skolens generelle indstillinger.

For mere komplekse problemstillinger, ønsker og hjælp, kontakt UDDATA.
Opdaterede info/nyhedsbreve
På info.uddataplus.dk kan man læse om de seneste ændringer, seneste version af denne vejledning, aktuel vedligeholdelsesstatus og tilmelde sig nyhedsbreve.