Vejledning til Arbejdstid for Administratorer

 

Administratorens muligheder
Oprette og redigere Skolekategorier
Normsystemet
Hvad tælles og hvad vises i Arbejdstid?
De tre opsætninger
Medarbejdere
Statistik
Enkeltposteringer og grafik

Klik her for at komme til Vejledningen i registrering for brugerne

 

Administratorens muligheder

Hvordan bliver man administrator

Man får tildelt administratorrettigheder ved at henvende sig til UDDATA på telefon 7222 6101 eller sende en mail til uddatasuport@uddata.dk.

Man skal have været logget ind på uddataplus.dk før man kan blive administrator. Ved første log ind dannes nemlig en særlig brugerprofil, som UDDATA skal knytte administratorrettighederne til.

Efter at have fået rettighederne, vil man have ekstra muligheder:

1. Man kan oprette og redigere Skolekategorier.
2. Man kan styre Normsystemet. Det er både individuelt (f.eks lærere på fuldtid/deltid) og overordnet (skoleår/kalenderår og overgange til nye perioder)
3. Under normsystemet styrer man også, hvad der tælles og vises af forskellige tidsposter på skolen. Der er grundlæggende tre måder at tænke Arbejdstid på, hvilken man kan læse om nedenfor.
4. Man kan styre, hvor mange dage frem og tilbage i tid, medarbejderne kan indsætte og redigere registreringer.
5. Man kan se statistik for alle skolens ArbejdsTid brugere, i Statistik i Desktop versionen. Man kan vælge at se en undergruppe af skolens medarbejdere, fx:
   • EASY afdeling
   • EASY ansvar
   • Navision ansvar
   • Flexskema installation
6. Se også mulighederne for eksport af data i kapitlet Enkeltposteringer

 

Eksport af data
Det bliver måske også muligt for almindelige brugere at eksportere registreringerne til regneark i desktopversionen, men kun egne registreringer.

Administratoren kan snart eksportere data fra hele skolen. Indtil da kan man henvende sig til UDDATA for at få en data-eksport.

Oprette og redigere Skolekategorier

Under samme menupunkt som almindelige brugere kan vedligeholde deres egne Brugerkategorier, redigerer administratoren Skolekategorierne i fanen ved siden af “Dine Kategorier”:

På billedet står jeg på Arbejdstid, og kan omdøbe den eller sætte slutdato på. Man kan ikke slette dem, for hvad skulle der så ske med de registreringer, der allerede er gjort på den kategori?

Er man meget ked at en kategoris eksistens, kan man dog flytte alle registreringer på kategorien til en anden kategori og dernæst kontakte UDDATA for at få den slettet.

 

Normsystemet

BEMÆRK: I skrivende stund (medio april 2015) kræves specielle rettigheder for at se dette menupunkt. Kontakt UDDATA for at få adgang.

Ved klik på Normsystem i venstremenuen får man et skærmbillede som dette:

Normalt har man kun ét normsystem 

Hvis vi ser på det øverste venstre delvindue, så giver det mig mulighed for at oprette og navngive et normsystem. De fleste skoler har kun brug for ét normsystem, men det kan godt tænkes, at en skole kan have flere afdelinger, hvor en skal køre med skoleår, mens en anden foretrækker kalenderår. I sådanne tilfælde er det oplagt med mere end ét normsystem. I eksemplet herover er der kun et normsystem, og det har fået navnet “Skoleår”, og er sat til at have forerløbigt to opgørelsesperioder, kørende fra august til juli.

Opgørelsesperioder

Typisk en gang årligt eller halvårligt har man lyst til at trække en streg i sandet og afslutte den foregående periode. Det gør man med Opgørelsesperioder, der således hører hierarkisk under Normsystemer.

Knapperne under fanen Opgørelsesperioder er selvforklarende, når det kommer til “Ny periode”, “Slet periode”og “Juster periode”.

“Luk periode” lukker for registrering i den gamle periode, mens “Overfør medarbejdere” giver følgende dialogboks:

Man overfører således alle aktive medarbejdere til en anden periode, som de så kan registrere i.

Deres opsparede/skyldige timer overføres til den nye periode.

Registreringsperioder

“Vis registreringsperioder” knappen sender mig til følgende vindue:

Registreringsperioder hører under Opgørelsesperioder hierarkisk, og omhandler den enkelte medarbejders vilkår med hensyn til norm, og hvor langt frem og tilbage medarbejderen kan ændre registreringer. Det er her en medarbejder kan gå f.eks fra fuldtid til deltid og omvendt, og stadig få beregnet over/undertid korrekt.

I dette vindue lægges også nye medarbejdere ind, når de kommer til skolen.

“Administrer medarbejder” sender mig til samme menu som Medarbejder punktet i menuen længst til venstre. Det er beskrevet længere nede.

Det samme gælder “Export CSV” – den knap har endnu ingen funktion, men det er på vej. Se nederst under Gammel Statistik for eksportmuligheder.

Først skal vi nemlig tilbage og gøre Normsystem vinduet færdigt. Den sidste del, der mangler, er øverst til højre. Der er mulighed for at sætte den overordnede dagsnorm, overordnet periode, hvor man kan ændre registreringer, samt fire valg mht. hvilke registreringer, der skal vises og tælle. Det kræver en nærmere forklaring, som forefindes i de følgende to kapitler:

 

Hvad tælles og vises i ArbejdsTid?

Beregning og visning af skema i ArbejdsTid
I det følgende forklares, hvilke timer, der vises i ArbejdsTid, og hvordan timerne tælles sammen.
Dette gøres forskelligt fra skole til skole, da det afhænger af nogle trimme-parametre, som den enkelte skole har valgt. Der er dog nogle overordnede anskuelser på, hvordan trimmeparametrene skal strikkes sammen, og således er der 3 opsætninger, der er aktuelle i dag, og vi vil derfor i det følgende se bort fra hypotetiske opsætninger.

Grundlæggende begreber:
Helt overordnet taler dette og følgende kapitler om to ting: Om en Skemabegivenhed TÆLLES og om den VISES.
At den VISES betyder, at brugeren i ArbejdsTid ser skemabegivenheden. De registreringer, man selv har lavet inde i ArbejdsTid, vises altid, men om skemabegivenheder vises, er afhængigt af en række ting.
At en registrering TÆLLES betyder, at den medregnes i sammentællingen i statistikbillederne i ArbejdsTid, og dermed regnes med i det timetal, der skal holdes op mod normeringen.
Det andet begreb, man skal være klar over, er at skemabegivenheder enten kan være normalt skema eller særligt skema. Det er noget, som skemalæggeren styrer med lærerens rolle i skemabegivenheden.
Normalt skema er typisk almindelige lektioner og møder, mens særligt skema kan være barsel, barnets 1.sygedag etc.

Flex-læggerens magt
Om disse to typer skemabegivenheder hhv. vises eller tælles, styres af skolens generelle indstillinger. Dog kan skemalæggeren i fx Flex beslutte suverænt, om en skemabegivenhed alligevel skal skjules eller ikke skal tælle.
Hvis skemalæggeren vælger en rolle med generer_timeposter sat til ‘N’, tælles begivenheden aldrig.
Hvis skemalæggeren vælger en rolle med vis_pa_lererskema sat til ‘N’, vises begivenheden aldrig i ArbejdsTid. Det bør dog betegnes som en fejlregistrering, hvis der er begivenheder, der tæller, som får et ‘N’ til vis_pa_lererskema.
Alt, som tæller med i statistikken, bør også blive vist i ArbejdsTids registreringsbillede.
Som ArbedsTid-bruger kan man dog være sikker på følgende:
Man kan aldrig få færre timer end dem, man selv har registreret i ArbejdsTid.
Afhængigt af skolens indstillinger, vil skemabegivenheder blot lægge flere timer til eller ændre kategori på de egne registreringer.

Farvekoder
Man kan kende registreringstyperne på farvekoderne.
Hvis en af de første tre farver her optræder, tæller registreringen også:
Rød kant: Egne registreringer
Blå kant: Almindeligt skema (eller den er dækket af en egenregistrering, der så tæller i stedet. Se opsætning B nedenfor)
Grøn kant: Specielt skema
Hvis en registrering af de tre typer ovenfor kun delvist tæller, vil farvelinjen være stiplet.
Det stiplede skal også indikere, at der muligvis er noget galt. At disse to typer registreringer enten ikke bør overlappe, eller at den ene burde overlappe den anden helt.
Grå kant: Denne kantfarve kommer på en registrering, der er dækket af en anden registrering, der tæller i stedet.
Grå bund: Hvis lærerens rolle i skemabegivenheden ikke genererer timeposter, tæller den aldrig, og er i stedet grå i bunden.
Tre opsætninger.
Der findes tre grundlæggende måder at sætte ArbejdsTid op ude på skolerne pt.
I det følgende benævner vi måderne som A, B og C, og de næste to kapitler er også opdelt i de tre bogstaver.
Det næste kapitel viser, hvordan de tre opsætninger fungerer i praksis.

Illustrationer
I hvert afsnit nedenfor vises fire illustrationer; dels applikationen, som den ser ud en dag med overlap mellem normalt skema og egenregistreringer, og den tilhørende statistik for samme dag. For en dag med overlap mellem særligt skema og egenregistreringer vises de samme to skærmbilleder.

 

De tre opsætninger

A: Almindeligt skema på hold og på øvrige aktiviteter vises men tælles IKKE med. Særligt skema vises og tælles.
Dette er den opsætning, vi anbefaler at bruge.
Tanken er følgende: Vi viser alle former for skema i App’en, men tæller ikke almindeligt skema. Når man har almindeligt skema og altså en almindelig skoledag, bør man registrere sin arbejdstid. Derfor lader vi ikke normalt skema tælle. Men hvis det normale skema er omkranset af egenregistrering, vil kategorien for den tid, der var normalt skema, være normalt skema. Man kan jo gå hjem før en skemalagt begivenhed er slut, og så skal man ikke have timer for den ekstra tid, der var sat af til skemaet. Det vil man få i B-måden at tælle timer på. For det specielle skema er det anderledes. Jeg skal fx ikke behøve at stemple ind på mit barns første sygedag. For farvekoderne betyder det, at specielt skema og egne registreringer opfører sig som i A: Egne registreringer bliver grå hvis de omsluttes af specielle skemabegivenheder (man har registreret midt i en omsorgsdag fx.) og stiplet rød, hvis der er et delvist overlap med specielt skema. For overlap med normalt skema forbliver egenregistreringen dog altid rød, og det normale skema bliver blåt, hvis det er omkranset af egenregistreringen. Hvis der er et delvist overlap, er det den blå farve i skemaet, der bliver stiplet (man er fx gået hjem midt i en lektion, som så ikke bliver talt helt.)

Særligt/specielt skema er i vores anbefalede opsætning:
Sygdom,
Delvis Sygdom,
Barns 1. sygedag,
Barns 2. sygedag,
Barsel, Ferie,
Feriefridag,
Omsorgsdag,
Afspadsering (hvis det tages fra puljen),
Kursus,
Tjenestefri.

Instruktionen til læreren er derfor: Start registreringen af arbejdstid når du påbegynder dit arbejde, skift eventuelt kategori i løbet af dagen og slut registreringen når du stopper. Hvis du er syg, har barns 1. sygedag, barsel o.s.v. skal du kontakte skolen (som medarbejderen skal alligevel). Skolen registrerer dette i Flex hvorefter det ses OG tæller med i arbejdstiden.
Fordelen ved at behandle særligt skema via Flex er at dette skema så (hvis det er lagt rigtigt) vil havne i :
FlexSkema
Easy Exchange(hvis i synkroniserer)
I arbejdstid appen
I ’Fravær for ansatte’ i EASY
I SLS-systemet (hvis det er en type fravær der skal ind her)

Samtidigt kommer systemet til at indeholde et regnskab for ferie og feriefridage.
Når vi ikke tilråder at almindeligt skema tæller er det fordi læreren så kan tro at arbejdstiden opgøres alene ud fra timerne, hvilket jo langt fra er tilfældet. Der skal altså registreres også selvom almindeligt skema tæller og derfor anbefaler vi at man registrerer hele dagens arbejde.

I appen fås 2 advarsler:
Hvis læreren er skemalagt med almindeligt skema og der ikke ligger en egen registrering der dækker bliver den blå streg i deres skemabrik stiplet.
Hvis læreren har lagt en egen registrering hvor der er særligt skema (sygdom m.m.) bliver den røde streg i deres egen registrering stiplet.

Billederne nedenfor viser en dag med både egenregistreringer og normalt skema:

Det er udelukkende den røde egenregistrering, der tælles i statistikken. Skemaet vises bare i registreringen, og farvemarkeringen angiver, om det er dækket ind af egenregistreringer eller ej, eller delvist.

Her vises en dag med både egenregistreringer og særligt skema:

Her tæller Feriefridagen og de 50 minutters egenregistrering, der falder senere (15:24-16:14) fra den rødstiplede registrering.

B: Vis-og-tæl-alt
De fleste skoler har i skrivende stund sat ArbjedsTid applikationen op efter A-måden. Her både vises og tælles begge former for skemabegivenheder.
Som sagt ser man alle typer skemabegivenheder, der kendes på grøn for specielt skema, blå for normalt skema og rødt for egne registreringer.
De tre typer registreringer tæller også alle sammen, men ved overlap tæller først specielt skema, derefter normalt skema og resten egne registreringer.
Normalt og Specielt skema bør ikke kunne overlappe, mens egenregistrering godt kan overlappe med skemabegivenhederne. En egenregistrering, der ligger udenfor skemabegivenheder er rød, og vil også være rød ved overlap med normalt skema. Egne registreringer bliver dog grå hvis de omsluttes af specielle skemabegivenheder (man har registreret midt i en omsorgsdag fx.) og stiplet rød, hvis der er et delvist overlap med specielt skema.

Billederne nedenfor viser en dag med både egenregistreringer og normalt skema:

Den del af den røde egenregistrering, der falder udenfor skemaet, tæller som ti minutter (10:55-11:05) i statistikken. Resten benævnes Undervisning.

Her vises en dag med både egenregistreringer og særligt skema:

Man ser i registreringsbilledet at den første egenregistrering ligger i det grønne skema (10-12) og ikke tælles, og vises gråt. Det er Feriefridagen der tælles i statistikken, og de 50 minutter af egenregistreringen, der falder senere fra den rødstiplede egenregistrering.

 

C: Brug kun ArbejdsTid til egne registreringer.
Nogle har så valgt en tredje vej: Hverken at vise eller tælle nogen af skemaformerne. Det kan der være flere grunde til. MAn kan have et andet redskab til at se skema, og man vil ikke forvirre registreringsbilledet med noget, der kommer ovre fra EASY. Man vil således bare bruge ArbejdsTid som et enkelt stempelur.
Man vil her aldrig møde andre farver end den røde markering af egenregistreringer.

Billederne nedenfor viser en dag med både egenregistreringer og normalt skema:

Vi ser og tæller kun egenregistreringer, selvom der i dette eksempel faktisk findes skemabrikker på den dag.

Her vises en dag med både egenregistreringer og særligt skema, men igen tælles og vises kun egenregistreringen:

Se også afsnittet om statistik for at se eksempler på, hvordan forskellige opsætninger tæller.

 

Medarbejdere

Man kan se detaljer for en medarbejder i dette vindue. Vælger jeg punktet i venstre side, får jeg mig selv, mens jeg f.eks. fra Registreringsperiode vinduet (under Normsystem->Opgørelsesperioder) kan komme til en anden medarbejder (med Skift knappen under fotoet kan jeg også vælge en anden medarbejder):

Her ser jeg medarbejderens registreringsperioder øverst.

Nederst finder jeg systemet for indbetalinger og udbetalinger. Det kan være, at medarbejderen får udbetalt ekstra løn, og de afregnede overtimer skal trækkes ud af Arbejdstid. Nye medarbejdere i systemet, som ikke er nye medarbejdere på skolen, har omvendt ofte et timetal, der skal indbetales til Arbejdstid.

Bemærk: Når der kommer en ny medarbejder til skolen, skal vedkommende have tilknyttet en registreringsperiode i dette billede.

 

Statistik

Statistik billedet viser mig nøgletallene for forskellige grupperinger af medarbejdere:

Jeg kan i øverste venstre “rullegardin” fremsøge på forskellige grupperinger:

• EASY afdeling
• EASY ansvar
• Navision ansvar
• Flexskema installation

I øverste højre vindue vælger jeg evt. en enkelt medarbejder. Husk at trykke på den grønne opdateringsknap længst til højre for at opdatere valget. Grunden til, at oversigten nederst ikke bare opdateres hver gang jeg ændrer noget i rullegardinerne er, at der sker en omfattende beregning hver gang men skifter kriterier, hvilket kunne give unødvendig ventetid. Så hvis man ændrer alle tre kriterier, kan man nøjes med at køre den beregning én gang.

Det tredje rullegardin bestemmer perioden. Udover dag, uge, måned kan jeg også vælge hver af de evt flere eksisterende Normsystemer. Jeg kan bladre frem og tilbage i tid med pileknapperne. Hvis jeg i stedet vælger “valgfri periode”, kan jeg selv vælge start- og slutdato.

Som udgangspunkt vises i statistikken de timer, der TÆLLER. Men man kan også se, hvor mange timer, der rent faktisk er registreret.

De tre kolonner med Poster, Skema og Spec, kan vise tallene på to måder:

Spec:

Står der et tal alene, er dette summen af specialskema (f.eks. sygdom og ferie) i den angivne periode, og alle timerne tæller med. Står der en brøk vil tælleren angive andelen der tæller og nævneren summen. Andelen der tæller kan være forskellig fra summen i det tilfælde, at det der anvendte normsystem, der af skolen er sat til ikke at tælle Specielt skema. Kun den andel af Specielt skema der er dækket af tidsregistreringer, tæller.

Skema:

Står der et tal alene, er dette summen af normalt skema i den angivne periode, og alle timerne tæller med. Står der en brøk vil tælleren angive andelen der tæller og nævneren summen. Andelen der tæller kan være forskellig fra summen i det tilfælde, at det der anvendte normsystem, der af skolen er sat til ikke at tælle Normalt skema. Kun den andel af Normalt skema der er dækket af tidsregistreringer, tæller. Andelen af Normalt skema der tæller, kan også være forskellig fra summen i det tilfælde at Specielt skema (f.eks. Sygdom og ferie) er sat til at tælle og der er dele af det Specielle skema der periodisk dækker det Normale skema.

Poster:

Står der et tal alene, er dette summen af tidsposter i den angivne periode, og alle timerne tæller med. Står der en brøk vil tælleren angive andelen der tæller og nævneren summen. Andelen der tæller kan være forskellig fra summen i det tilfælde, at Normalt skema eller Specielt skema (f.eks. Sygdom og ferie) er sat til at tælle og der er dele af det Normale skema eller det Specielle skema der periodisk dækker det tidsposterne.

Eksempel:

Det viste eksempel er fra en medarbejder der er tilknyttet et normsystem, hvor Specielt skema (f.eks. Sygdom og ferie) er sat til at tælle og Normalt skema IKKE tæller.

I Poster vises at kun 1472:46 af 1479:59 tæller. Dette fordi der er 7 timer og 13 minutters overlap med Specielt skema.

I Skema vises at kun 482:51 af 513:08 tæller. Dette fordi skemaet ikke selv tæller og 30 timer og 17 minutter af skemaet, IKKE er dækket af tidsposter (eller Specielt skema).

 

Enkeltposteringer og grafik

Hvis jeg trykker på en medarbejder i statistikbilledet, vil enkeltposteringerne for perioden blive vist nederst, som det ses på billedet herover.

Hvis jeg trykker på det lille ikon med histogrammet ud for medarbejderen, får jeg en grafisk fremstilling af medarbejderens posteringer i perioden. Både en kurve med over/undertid i forhold til norm på den enkelte dag (blå), og en, der summerer sammensparet over/undertid op henover perioden, startende ved 0 ved periodens begyndelse (grøn):

Administratoren kan snart eksportere data fra hele skolen. Indtil da kan man henvende sig til UDDATA for at få en data-eksport.